Die seit dem 1. Januar 2022 gestartete Pilotphase der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird für alle Arbeitgeber ab Juli 2022 ab Januar 2023 Pflicht. Die sogenannten „gelben Scheine“ sind dann nicht mehr im Original beim Arbeitgeber einzureichen, sondern werden vom Arzt an die Krankenkasse übermittelt und sind dort über ein ITSG-zertifiziertes Lohnsystem abrufbar. Die Datensätze mit allen relevanten Informationen werden dann automatisch ins Programm übertragen. Der Arbeitgeber wird allerdings vom System nicht automatisch informiert, er muss die eAU aktiv abrufen und ist daher auf die Information vom Arbeitnehmer angewiesen. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in einfacher Papierform wird – zu mindestens vorerst – als gesetzliches Beweismittel beibehalten.
Die eAU wird zukünftig auch für Minijobber von der Krankenkasse abrufbar sein. Damit Arbeitgeber für Minijobber die eAU abrufen können, müssen sie deren Krankenkasse kennen und erfassen. Dies sollte für alle bestehenden Minijobs im Laufe des ersten Halbjahrs Jahres 2022 erfolgen und in neuen Verträgen im Personalfragebogen abfragt werden.
Der Gesetzesgeber verspricht sich von der Einführung der digitalen Krankmeldung vor allem weniger Bürokratie, allgemeine Entlastung der Arbeitsprozesse und die Hinfälligkeit der Diskussion über rechtzeitige Einreichung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Auch wenn sich mit der eAU erst neue Prozesse im Unternehmen etablieren und festigen müssen, ist es gleichzeitig ein großer Schritt in die Digitalisierung von Prozessen rund um die Lohnabrechnung.
Wichtig zu wissen: Die eAU gilt nur für gesetzlich Versicherte und nicht für privat versicherte – hier ist die Papierform auch ab dem 1.7. im Jahr 2023 weiterhin gültig.
Unsere Tipps für sie:
- Pilotphase nutzen und ausprobieren
Sobald die technischen Voraussetzungen vorliegen, sollte die Pilotphase genutzt werden um sich mit dem System vertraut zu machen.
- Testen des Abrufverfahrens
In der Pilotphase sollte auch das Abrufen der eAU getestet werden. Allgemeingültige Verfahren gibt es hierfür nicht, es ist abhängig vom Abrechnungsprogramm.
- Arbeitsverträge anpassen (Minijob)
Die Mitteilung über die Krankenkasse von Minijobbern muss zukünftig erfasst werden und in neuen Verträgen oder im Personalbogen als Standard abgefragt werden.
- Arbeitnehmer über die kommende Änderung informieren
Werden Sie als Arbeitgeber proaktiv und informieren Sie die Arbeitnehmer über die Änderungen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Update vom 16.03.2022: Die Pilotphase wurde auf das gesamte Jahr 2022 ausgedehnt. Die Anwendung ist daher erst ab 2023 verpflichtend.
Update vom 08.12.2022: redaktionelle Überarbeitung
