Was tun bei hoher Arbeitsbelastung?

Hohe Arbeitsbelastung – und nun?

Mitarbeiter*innen einstellen oder Kund*innen kündigen?

Viele Unternehmer*innen kennen die Situation: Die Arbeitsbelastung nimmt überhand, auch an den Wochenenden wird schon gearbeitet. Die Familie leidet und die Arbeit wird trotzdem nicht geschafft. Welche Auswege gibt es aus diesem Dilemma?

Effektiver arbeiten

Nutzen Sie schon alle Möglichkeiten von unterstützender Software für Ihre Arbeitsprozesse? Wenn Ihr Betrieb in Sachen Digitalisierung noch Nachholbedarf hat, kann das eine sinnvolle Lösung sein, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren.

Dabei ist es sinnvoll, zunächst die einzelnen Prozesse aufzunehmen und zu verbessern. Denn nur sinnvolle Prozesse sollten später in der automatisierten Unternehmens-IT abgebildet werden.

Personal einstellen

Die Einstellung (weiterer) Mitarbeiter*innen ist ebenfalls eine mögliche Lösung, um den Output des Unternehmens zu erhöhen. Doch man sollte sich nicht täuschen: Zunächst steigt durch die zusätzliche Einarbeitung neuer Kolleg*innen bei den vorhandenen Mitarbeitern die Arbeitsbelastung. Wenn die Einarbeitung gelungen ist, folgt dafür relativ schnell eine spürbare Entlastung.

Nun stellt sich jedoch die Frage ob die Entlastung in einem Bereich ausreicht oder dadurch an einer anderen Stelle im Unternehmen die Belastung weiter steigt. Denkbar ist, dass die Kapazität in verschiedenen Bereichen parallel angehoben werden muss, damit ein für alle spürbarer Effekt eintritt.

Kündigungen vermeiden

Oft geht mit der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen auch die ein oder andere Trennung einher. Denn neue Kolleg*innen müssen auch – menschlich und qualitativ – ins Team passen. So eine Trennung ist oft ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite benötigt man dringend jede helfende Hand und möchte als Unternehmer*in die übrigen Mitarbeiter*innen nicht noch mehr Arbeitsbelastung zumuten. Auf der anderen Seite stören manche Mitarbeiter*innen auch den Betriebsfrieden und reißen die Arbeitsleistung aller anderen Kolleg*innen ebenfalls nach unten.

Eine Kündigung sollte daher immer wohl überlegt sein. Zunächst gilt es abzuwägen, ob es noch andere Mittel gibt, um den*die betroffene*n Mitarbeiter*in weiterzuentwickeln. Wenn alles nichts hilft: Manchmal ist eine Kündigung auch befreiend.

Kündigungen durch gute Mitarbeiter*innen sollte soweit möglich vorgebeugt werden. Sei es durch ein gutes Arbeitsklima, Entwicklungsmöglichkeiten, Gehalt, die Nutzung steuerfreier Zuwendungen an Arbeitnehmer oder auf anderen Wegen.

Kunden kündigen?

Viele Unternehmen haben eine klare Wachstumsstrategie. Doch in Zeiten von Fachkräftemangel gerät diese immer mehr unter Druck. Deshalb kann es sinnvoll sein, sich von Kund*innen zu trennen. Doch wie wählt man die dafür passenden Kund*innen aus?

  • Kündigt man ein ganzes Segment, um sich in einem anderen Bereich zu spezialisieren?
  • Geht es nach dem Umsatz oder Gewinn je Kund*in?
  • Welche Kund*innen passen auf Grund der eigenen Strategie nicht mehr zum Unternehmen?
  • Gibt es Kund*innen, mit denen auf Grund unterschiedlicher Werte Konflikte bestehen?

Nachdem auf diesem Weg Kund*innen gefunden wurden, kommen die nächsten Fragen:

  • Ist der Kreis der auf einem dieser Wege gefundenen Kund*innen groß genug, um das Problem zu bewältigen?
  • Zu welchem Zeitpunkt soll gekündigt werden?
  • Wie soll die Kommunikation erfolgen?

Sicherlich kennen Sie auch Beispiele aus der Praxis (unabhängig von der Thematik hoher Arbeitsbelastung), in denen die Kommunikation einer Kündigung nicht optimal gelaufen ist. Machen Sie es besser.

Arbeitsbelastung und Zielkonflikt

Oft steht man in der Situation der Arbeitsbelastung vor einem Zielkonflikt. Die möglichen Maßnahmen passen entweder nicht zu den eigenen Werten (z.B. Kund*innen zu helfen) oder der Strategie des Unternehmens (z.B. Markführer in einem bestimmten Bereich zu werden). Die Entscheidung sollte daher wohl überlegt getroffen werden.

Wenn Sie Unterstützung bei der Entscheidungsfindung benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Wie begegnet plietsch! der hohen Arbeitsbelastung?

Nach der Kanzleiübernahme in 2022

Wie bei vielen anderen Steuerkanzleien, wachsen auch bei uns keine Mitarbeiter*innen auf den Bäumen. Dennoch konnten wir im Jahr 2021 bis 2023 einige neue Mitarbeiter*innen in unserem Team begrüßen. Nur so konnte die Arbeitsbelastung aus der Kanzleiübernahme zum Beginn des Jahres 2021 überhaupt gemeistert werden. Unsere Arbeitsbelastung war insbesondere in 2022 durch die Kanzleiübernahme sowie die Umstellung der Kanzleisoftware hoch. Die Trennung von Mandant*innen war jedoch vor dem Hintergrund des Zukaufs keine Lösung.

Zwischenzeitlich hatten wir immer mal wieder eine Sperre für neue Mandant*innen und auch neue Mitarbeiterinnen, um uns auf die Kernarbeit konzentrieren zu können.

Aktuell und Ausblick

Seit Herbst 2023 haben wir den Arbeitsrückstand bewältigt. Das Team ist zusammengewachsen und vollständig. Und anders als viele andere Steuerberater bitten wir Mandanten um die Abgabe von Unterlagen, damit wir mit der Arbeit beginnen können. Seit September 2023 nehmen wir wieder neue Mandanten auf und freuen uns auf den Ausbau unserer Geschäftstätigkeit.

Update vom 07.12.2022: Fehler behoben
Update vom 08.12.2023: Ausblick ergänzt

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