Viele Arbeitgeber unterschätzen ein Risiko, das bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung (DRV) immer wieder zu hohen Nachzahlungen führt: Den sogenannten Phantomlohn. Insbesondere bei Minijobs kann der Phantomlohn für Sie als Arbeitgeber sehr teuer werden.
Gerade weil der Begriff ungewöhnlich klingt, übersehen viele die Problematik im Alltag. Als Arbeitgeber sollten Sie das Thema jedoch beachten und dadurch die erheblichen finanziellen Folgen zu vermeiden.
Was ist Phantomlohn?
Der Begriff Phantomlohn bezeichnet Arbeitsentgelt, das rechtlich geschuldet ist, aber tatsächlich nicht ausgezahlt wurde. Bei einer Betriebsprüfung prüft die Deutsche Rentenversicherung, ob Arbeitgeber alle sozialversicherungspflichtigen Entgeltbestandteile korrekt berücksichtigt haben.
Dabei wird unterschieden zwischen:
- dem tatsächlich gezahlten Arbeitsentgelt und
- dem rechtlich geschuldeten Arbeitsentgelt
Denn für die Sozialversicherung zählt nicht nur der tatsächlich durch Sie als Arbeitgeber gezahlte Lohn, sondern der Ihrem Arbeitnehmer geschuldete Lohn.
Warum Phantomlohn bei Betriebsprüfungen problematisch ist
Im Rahmen einer DRV-Betriebsprüfung stellt die Deutsche Rentenversicherung in Ihrem Betrieb möglicherweise Phantomlohn fest. In diesem Fall müssen Sie die Sozialversicherungsbeiträge nachträglich berechnen und abführen.
Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das:
- Nachzahlung der gesamten Sozialversicherungsbeiträge, also auch die Übernahme des Arbeitnehmeranteils
- Säumniszuschläge an die Krankenkassen
Die finanziellen Belastungen können sich über mehrere Jahre schnell auf mehrere tausend Euro summieren.
Besonders kritisch: Phantomlohn bei Minijobs
Ein besonders großes Risiko besteht bei geringfügig Beschäftigten (Minijobbern). Wird im Rahmen einer Betriebsprüfung der geschuldete Lohn berücksichtigt, kann Folgendes passieren:
- Die Minijob-Grenze wird rückwirkend überschritten
- Der Minijob wird nachträglich sozialversicherungspflichtig
- Es entstehen erhebliche Beitragsnachforderungen
Gerade kleine Versäumnisse können hier große Auswirkungen haben. Zwar erhalten Sie die an die Minijobzentrale zu viel gezahlten Beiträge zurück, die gegenüber der neuen Krankenkasse fällige Beiträge werden jedoch mit Säumniszuschlägen versehen, so dass dieser Betrag deutlich oberhalb der Erstattungen liegt.
Ursachen für Phantomlohn
In der Praxis entsteht Phantomlohn häufig durch fehlende oder falsch behandelte Lohnbestandteile, zum Beispiel:
- Urlaubsentgelt
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Bezahlung von Feiertagen
- nicht dokumentierte Arbeitszeiten
Auch wenn der Arbeitgeber diese Beträge nicht auszahlt, bleiben sie rechtlich geschuldet und werden bei einer Prüfung berücksichtigt.
Wie Sie Arbeitgeber das Risiko Phantomlohn vermeiden
Um Risiken bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden, sollten Arbeitgeber besonders auf folgende Punkte achten:
1. Urlaubs- und Feiertagslohn korrekt auszahlen
Was oftmals übersehen wird: Minijobber haben die gleichen arbeitsrechtlichen Ansprüche wie sozialversicherungspflichtige Beschäftigte, z.B.:
- bezahlter Urlaub
- Lohnfortzahlung bei Krankheit
- Bezahlung von gesetzlichen Feiertagen
Diese Ansprüche müssen tatsächlich ausgezahlt werden.
2. Arbeitszeiten sauber dokumentieren
Die Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter sollten klar erkennen lassen:
- wann gearbeitet wurde
- wann Urlaub genommen wurde
- wann Feiertage oder Krankheit (zur Ausnahme der Entgeltfortzahlung bei neuen Mitarbeitern) vorlagen
Eine lückenhafte Dokumentation kann bei der Prüfung zu Nachforderungen führen.
3. Arbeitsverträge für Minijobber abschließen
Ein häufiger Fehler: Minijobs ohne schriftlichen Arbeitsvertrag.
Fehlt ein Vertrag in Ihrem Unternehmen, kann die DRV von einer regelmäßigen Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche ausgehen.
Das führt schnell dazu, dass:
- die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird
- Sozialversicherungspflicht entsteht
Ein klar formulierter Arbeitsvertrag schützt daher vor falschen Annahmen im Prüfungsfall.
Fazit: Phantomlohn frühzeitig vermeiden
Der Phantomlohn ist ein Thema, das bei DRV-Betriebsprüfungen zunehmend an Bedeutung gewinnt.
Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das:
- Lohnansprüche vollständig berücksichtigen
- Minijobs korrekt abrechnen (gerne unterstützen wir Sie dabei)
- Arbeitszeiten sauber dokumentieren (Blogbeitrag zur Arbeitszeiterfassung)
- schriftliche Arbeitsverträge nutzen (Beitrag zum Nachweisgesetz)
Wenn Sie diese Punkte beachten, können Sie das Risiko von teuren Nachzahlungen bei Ihrer nächsten Sozialversicherungsprüfung deutlich reduzieren
