Viele kleinere Unternehmen möchten selbst buchen, um Kosten beim Steuerberater zu sparen. Als Steuerberater werden wir deshalb oft gefragt, welche Buchhaltungssoftware für Selbstbucher empfehlenswert ist. Doch wann macht das wirklich Sinn? Und falls ja, mit welcher Software sollte man arbeiten?
Gängige Fehlvorstellungen bei Selbstbuchern
Bevor wir zur Vorstellung von Software für Selbstbucher kommen, möchten wir auf gängige Fehlvorstellungen von Selbstbuchern eingehen.
Kostenersparnis durch eigene Buchhaltung
Natürlich können beim Steuerberater Kosten eingespart werden, wenn die Buchhaltung selbst geführt wird. Das betrifft jedoch vor allem mittlere und große Unternehmen, die sich eine eigene Abteilung für die Buchhaltung aufbauen und hier mit Fachkräften arbeiten. Wenn keine Fachkräfte eingesetzt werden und zum Beispiel der Inhaber selbst (oft am Wochenende) bucht, ist häufig keine Einsparung möglich.
Im Gegenteil: Wenn durch das Unternehmen fehlerhafte Buchungen an die Kanzlei übermittelt werden, führt dies zu einem hohen Aufwand in der individuellen Prüfung jeder einzelnen Buchung. Dies ist in der Mehrzahl der Fälle aufwändiger, als wenn die Fachkraft in der Steuerkanzlei die Buchhaltung direkt – mit Unterstützung der Kanzleisoftware und teilweise Automatisierung – umsetzt.
Die Folge ist, dass das Honorar eigentlich höher sein müsste, als die Übernahme der Buchführung selbst. Das kann zu erheblichen Reibungsverlusten mit der Kanzlei führen. Oft kommt es dann zur Trennung in der Mandatsbeziehung, weil das erhöhte Honorar nicht tragbar ist.
Der Steuerberater freut sich, wenn die Buchhaltung selbst gemacht wird
Das zumindest suggeriert die Werbung mancher Anbieter von Buchhaltungssoftware. Doch leider oft ist das Gegenteil der Fall, wie beim Thema Kostenersparnis erläutert wurde.
Ich kann mit jeder Steuerkanzlei zusammenarbeiten
Auf Grund der negativen Erfahrungen, die manche Steuerkanzleien mit einzelnen Softwarepaketen gemacht haben, ist es sinnvoll zuerst mit der Kanzlei zu klären, welche Software in Frage kommt. Denn viele Anbieter halten ihre Werbeversprechen nicht und führen zu erheblichen Reibungsverlusten zwischen Kanzlei und Mandant. Mehr Infos hierzu unter: Welche Buchhaltungssoftware wir nicht empfehlen können.
Buchhaltungssoftware für erfahrene Buchhalter
In unserer Kanzlei haben wir gute Erfahrungen gemacht, wenn erfahrene Buchhalter mit entsprechender Fachsoftware arbeiten. Hier zeigen wir auf, welche Systeme wir empfehlen können.
Branchensoftware mit Ergänzung Finanzbuchhaltung
Wenn Ihr Unternehmen bereits eine Branchensoftware (z.B. für Handwerker) nutzt, in der Aufträge, Kunden, Warenbestände und die Rechnungserstellung vorgenommen werden, bietet es sich oftmals an hier ein zusätzliches Paket für die Finanzbuchhaltung zu erwerben. Bitte klären Sie im Vorfeld, ob die Software ein revisionssicheres Archiv beinhaltet und Exporte an den Steuerberater und die Finanzverwaltung möglich sind. Ob und inwieweit ein Einsatz möglich ist, dann bitte im Einzelfall abstimmen.
Vorerfassung in unserer Kanzleisoftware/ BMD COM
Über Ihren Zugang zur BMD COM besteht die Möglichkeit Daten in unserer Buchhaltung zu erfassen. Diese werden dann von uns geprüft, bevor sie als Buchung übernommen werden. Leider ist die Weboberfläche nicht sehr userfreundlich, so dass wir diese Lösung nicht uneingeschränkt empfehlen können.
Lexware Financial Office (lokale Installation)
Bei Lexware Financial Office ↗ handelt es sich um eine vollständige Buchhaltungslösung. Sie bietet zudem auch die Möglichkeit der Lagerverwaltung und Auftragserstellung. Über Exporte können wir die Daten in unsere Systeme übernehmen und für Sie weiter bearbeiten.
Weitere Software
Wenn Sie beabsichtigen andere Buchhaltungssoftware zu verwenden, sprechen Sie uns gerne im Vorfeld an.
Software für Selbstbucher die wir nicht empfehlen
Wie bereits unter den Fehlvorstellungen beschrieben gibt es Buchhaltungssoftware für Selbstbucher, von deren Einsatz wir abraten. Hier einige Beispiele:
FastBill
Der Anbieter lockt mit der Übernahme von Buchungen durch ein Team, das im Hintergrund arbeitet. Von der Nutzung des Buchungsservices können wir nur abraten, da bei einem unserer Mandate sogar die eigenen FastBill-Rechnungen jeden Monat auf einem anderen Konto verbucht wurden.
Auch eine eigene Buchhaltung ist möglich. Wir haben jedoch im Frühjahr 2022 über Wochen versucht funktionierenden Exporte zu erhalten, was letztlich leider nicht gelungen ist. Ein Import der Buchungsdaten war daher nicht möglich, was eine Zusammenarbeit unmöglich machte.
Lexware (Cloud-Version – früher: LexOffice)
Anders als die große Schwester, Lexware Financial Office, bietet die Cloud-Version von Lexware keine vollständige Buchhaltungslösung an. Es handelt sich eher um ein Programm, mit dem Anfänger möglichst einfach an die Buchhaltung herangeführt werden.
Was sich für den Laien verlockend anhört, entpuppt sich dann in Zusammenarbeit mit Profis zum Nachteil. Denn leider können durch den abgespeckten Kontenrahmen nicht alle Sachverhalte korrekt abgebildet werden. Das führt dann im Nachgang zu zusätzlicher Arbeit in der Kanzlei. Leider haben wir auch schon Fälle gehabt, in denen zusätzlich die Exporte fehlerhaft generiert wurden, was zu weiteren Fehlern führt.
sevDesk
Von der Nutzung von sevDesk können wir nur dringend abraten. Die vom Anbieter zur Verfügung gestellten Buchungs-Exporte widersprechen den Vorgaben der DATEV (als Anbieter des Austausch-Formates). In der Folge werden die Daten fehlerhaft in die Kanzleisysteme importiert. Da sevDesk nicht einmal eine Summen- und Saldenliste (SuSa) als Auswertung anbietet, ist zudem ein Abgleich nach dem Import nicht möglich. Dieses Manko – zusammen mit dem fehlenden Export im GdPdU-Format für die Finanzverwaltung – führt dazu, dass wir Mandate aus dieser Software letztlich nur ablehnen können.
