Steuerkanzleien sind von den Fristen getrieben, dadurch spielt unsere Reihenfolge der Bearbeitung eine große Rolle für uns und unsere Mandanten. Im Folgenden stellen wir Ihnen vor, wie wir die Einhaltung der Fristen für monatliche oder jährliche Aufgaben gewährleisten.
Monatliche Aufgaben in der Steuerkanzlei
Jeden Monat sind die Lohnabrechnungen und die Buchhaltung bzw. Umsatzsteuervoranmeldungen unserer Mandanten fällig. Der Verstoß gegen die Fristen führt oftmals direkt zu empfindlichen Strafen durch die Finanzverwaltung oder Sozialversicherungen. Unsere Priorität liegt darauf diese Fristen stets einzuhalten. Ob Urlaub oder Feiertage anliegen ist unerheblich, die Arbeit muss rechtzeitig geschafft werden.
Wir sind als Kanzlei in der glücklichen Lage, diese Fristen im Sinne unserer Mandanten einhalten zu können. Nur im Ausnahmefall, z.B. wenn Mandanten ihre Unterlagen nicht rechtzeitig einreichen, kann eine Verspätung eintreten.
Maßnahme zur Fristentreue – Eilzuschlag
Da wir oftmals andere Aufgaben liegen lassen müssen, um spät abgegebene Unterlagen in der Bearbeitung vorzuziehen, erheben wir hierfür einen Eilzuschlag. Dieser war schon länger in unseren Preislisten und Verträgen festgelegt, wird jedoch ab Sommer 2024 – nach Ankündigung – erstmals erhoben.
Dabei geht es uns weniger um eine zusätzliche Einnahmequelle, als vielmehr darum unsere Arbeit besser organisieren zu können. Mit dieser Maßnahme hoffen wir alle Mandanten zu einer zeitnahen Abgabe ihrer Unterlagen zu bewegen, damit wir unsere Reihenfolge der Bearbeitung nicht kurzfristig ändern müssen.
Fristen für Jahresabschlüsse und Steuererklärungen
In jeder Steuerkanzlei gibt es auch Fristen, die jährlich auftreten. Dazu gehören unter anderem die Arbeiten am Jahresabschluss und den Steuererklärungen. Dabei kommt es – insbesondere auf Grund der durch Corona eingeführten Fristverlängerungen – immer wieder dazu, dass einzelne Mandanten schon die Unterlagen für ein jüngeres Jahr einreichen, während wir bei anderen immer noch auf Angaben für alte Jahre warten. Da führt regelmäßig zu einer hohen Arbeitsbelastung kurz vor dem Fristende.
Sowohl in 2024 als auch in 2023 hatten wir schon einige Erklärungen für das Vorjahr erstellt, während uns noch Unterlagen für das Vor-Vorjahr bei anderen Mandanten fehlten. Das führt leider auch dazu, dass einige Mandanten auf die Erstellung der Erklärung für das Vorjahr lange warten müssen, da wir diejenigen, die noch ihre Unterlagen für das Vor-Vorjahr eingereicht haben, vorgezogen haben, um die Frist zu halten.
Maßnahmen zur Fristentreue – Änderung unserer Reihenfolge der Bearbeitung
Ab Herbst 2024 stellen wir unsere Reihenfolge der Bearbeitung um. Wir werden dann Steuererklärungen und Jahresabschlüsse nach Eingang der Unterlagen erstellen. Nur so können wir den Mandanten, die ihre Unterlagen frühzeitig einreichen, eine zeitnahe Bearbeitung gewährleisten. Gleichzeitig führt das natürlich dazu, dass Mandanten, die Unterlagen regelmäßig erst kurz vor Ablauf der Frist einreichen, zukünftig häufiger nicht mehr fristgerecht erklärt werden können.
Damit Sie nicht zu denjenigen gehören, die eine Frist versäumen: Bitte reichen Sie doch Ihre Unterlagen rechtzeitig – spätestens nach unserer ersten Erinnerung – bei uns sein. Vielen Dank!
Vorteil: Zeit für Beratung
Wenn wir gemeinsam das Ziel erreichen die wesentlichen Steuererklärung bis September des Folgejahres zu erstellen, bleibt unserem Team Zeit. Zeit, die wir für Sie als Mandanten in einem wichtigen Zeitraum benötigen. Wir möchte Ihnen mit Abschluss der Buchhaltung für das 3. Quartal beratend zur Seite stehen, um bis zum Jahreswechsel noch Maßnahmen ergreifen zu können. Ob es nun um die Anpassung von Vorauszahlungen oder Investitionsentscheidungen geht. Wir möchten Sie hier gut unterstützen.
