Zahl des Monats September – 50
Wir schätzen, dass 50% der Firmen bei der Rechnungserstellung bereits komplett digital arbeiten. Oder doch nicht? Was bedeutet digital arbeiten und digitale Buchhaltung? Reicht es aus, meine Rechnungen in Word oder Excel zu erstellen und dann an den Kunden per Email zu verschicken?
Noch keine digitale Buchhaltung? Dann fragen sie sich doch, warum noch nicht?
Unsere Empfehlung: Gehen Sie den Weg der digitalen Buchhaltung“ frühzeitig. „Es begeistert mich immer wieder wie schnell und einfach man dadurch all seinen ‚Papierkram‘ erledigen und sich so viel Mühe und Aufwand ersparen kann,“ so oder so ähnlich klingen die positiven Stimmen unserer Mandanten nach der Umstellung auf digitale Buchführung.
GoBD – Ganz ohne Bedenken? Das wäre echt toll, tatsächlich verbirgen sich hinter dieser Abkürzung die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ der deutschen Finanzverwaltung. Kurz gesagt, hier wird geregelt wie Sie als Unternehmer u.a. Rechnungen im Zuge der Digitalisierung korrekt erstellen, ablegen und archivieren. Es gibt also einiges zu Bedenken:
- Grundsatz Nr. 1: Vollständigkeit
- Grundsatz Nr. 2: Unveränderbarkeit
- Grundsatz Nr. 3: Nachvollziehbarkeit
Neben der Erfüllung der Anforderungen der GoBD gibt es weitere wichtige Argumente, mit denen Sie vielleicht den Mut haben, das Thema digitale Buchhaltung anzugehen: Zeitersparnis und Sparen von Ressourcen wie z.B. Papier.
Digitale Buchhaltung vs. Realität
Und nun? Wie arbeiten Sie? Denken Sie einmal kurz über ihren Prozess zur Rechnungserstellung nach. Geht es so oder so ähnlich?
- Rechnungserstellung in Word oder Excel
- Abspeichern auf dem PC –
- Wie stellen Sie sicher, dass das Dokument nicht geändert werden kann?
(Stichwort: Revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS))
- Wie stellen Sie sicher, dass das Dokument nicht geändert werden kann?
- Ausdrucken der Rechnung
- eventuell Unterschrift durch eine zeichnungsberechtigte Person
- Versand der Rechnung per Post und/oder Einscannen der Rechnung und Versand per Email
- Zahlungseingang/ Zahlungskontrolle
- Wie kontrollieren Sie, ob die Rechnungen bezahlt sind?
- Mahnwesen: Wie mahnen Sie? Gehen Sie genauso vor wie bei der Erstellung von Rechnungen oder gibt es ein automatisches System?
- Ablage der Belege:
- Papierablage im Ordner?
- digital auf einem Server?
- Übergabe der Belege an Steuerberater: Muss Ihr Steuerberater Ihren Beleg einscannen, um diesen für die Buchhaltung vorzubereiten? Was kostet Sie dieser zusätzliche Arbeitsschritt?
- Muss Ihr Steuerberater jeden einzelnen Beleg händisch buchen oder werden Daten aus Ihrem Vorsystem bzw. Banken zum Einlesen bereitgestellt? Mögliche Vorsysteme
- Bankauszüge
- PayPal
- Shopsysteme/ Internet-Plattformen
- Kassenlösungen
- Branchenprogramm zur Rechnungsschreibung
- Wann nehmen Sie eine Vernichtung der Papierbelege vor?
Einfach, ressourcenschonend, zeitsparend und GoBD-konform kann es so gehen:
- Erstellen der Rechnung in einem Programm zur Rechnungsschreibung
- Rechnung wird automatisch per Email aus dem Programm an Ihre Kunden verschickt
- Automatische Archivierung der Belege im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Digitale Übergabe der Belege und Buchungssätze an Ihren Steuerberater
- Direkter Einblick in die Konten beim Steuerberater
Mach Sie es sich noch einfach und digitalisieren Sie nicht nur ihre Ausgangsrechnungen, sondern ihre kompletten Buchungsunterlagen.
Gerne beraten wir Sie vor Ort in der Lüneburger Heide (Reppenstedt und Bispingen), damit Sie und wir digitaler zusammenarbeiten können.
Und wie sieht es mit Ihrem Zahlungsverkehr aus, wie digital ist ihre Buchhaltung in diesem Bereich? Auch hier bieten sich Möglichkeiten, um Zahlungsdateien für die Bank zu generieren und so händische Prozesse zu vermeiden. Das kann durch Vorerfassung von Eingangsrechnungen im System des Steuerberaters erreicht werden.
Update vom 03.10.2022: Fehler behoben und Lesbarkeit verbessert
Update vom 24.07.2024: Fehlerkorrektur und Überarbeitung