Digitale Buchhaltung

Zahl des Monats September – 50

Wir schätzen, dass 50% der Firmen bei der Rechnungserstellung bereits komplett digital arbeiten. Oder doch nicht? Was bedeutet digital arbeiten und digitale Buchhaltung? Reicht es aus meine Rechnungen in Word oder Excel zu erstellen und dann an den Kunden per Email zu verschicken?

Falls Sie vorhaben die in Word oder Excel erstellten Rechnungen auszudrucken, die Papierkopie zu archivieren und die elektronische Datei zu löschen, dann können sie dies ganz ohne Bedenken so weiterführen. Doch hoffentlich gehören Sie zu all denjenigen, die sich die Arbeit, Zeit und das Papier sparen und den Weg in Richtung digitale Buchhaltung gehen möchten.

 

Noch keine digitale Buchhaltung? Dann fragen sie sich doch, warum noch nicht?

Unsere Empfehlung: Gehen Sie den Weg der digitalen Buchhaltung“. „Es begeistert mich immer wieder wie schnell und einfach man dadurch all seinen „Papierkram“ erledigen und sich so viel Mühe und Aufwand ersparen kann.“

GoBD – Ganz ohne Bedenken? Das wäre echt toll, aber nein. Hinter dieser Abkürzung verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ der deutschen Finanzverwaltung. Kurz gesagt, hier wird geregelt wie Sie als Unternehmer u.a. Rechnungen im Zuge der Digitalisierung korrekt erstellen, ablegen und archivieren. Es gibt also einiges zu Bedenken:

• Grundsatz Nr. 1: Vollständigkeit
• Grundsatz Nr. 2: Unveränderbarkeit
• Grundsatz Nr. 3: Nachvollziehbarkeit

Neben der GoBD gibt es weitere wichtige Argumente, mit denen Sie vielleicht den Mut haben, das Thema digitale Buchhaltung anzugehen:  Zeitersparnis und Sparen von Ressourcen wie z.B. Papier.

Digitale Buchhaltung vs. Realität

Und nun? Wie arbeiten Sie? Denken Sie einmal kurz über ihren Prozess zur Rechnungserstellung nach. Geht es so oder so ähnlich?

• Rechnungserstellung in Word oder Excel
• Abspeichern auf dem PC -> Wie stellen Sie sicher, dass das Dokument nicht geändert werden kann?
• Ausdrucken der Rechnung und Unterschrift durch eine zeichnungsberechtigte Person
• Versand der Rechnung per Post und/oder Einscannen der Rechnung und Versand per Email
• Rechnungsversand ohne Unterschrift – Ausdrucken und Versand der Rechnung per Post – was kostet das?
• Rechnungsversand ohne Unterschrift – per E-Mail-Originaldokument versenden oder als pdf-Dokument -> Wie stellen Sie sicher, dass das Dokument nicht geändert werden kann?
• Zahlungseingang/Zahlungskontrolle: Wie kontrollieren Sie anhand welcher Systematik, ob die Rechnungen bezahlt sind?  
• Mahnwesen: Wie mahnen Sie? Gehen Sie genauso vor wie bei der Erstellung von Rechnungen?
• Ablage der Belege: Papierablage im Ordner und/oder auf dem Server?
• Übergabe der Belege an Steuerberater: Muss Ihr Steuerberater Ihren Beleg einscannen und eine Dokumentenablage in der Kanzleisoftware vornehmen?
• Muss Ihr Steuerberater jeden einzelnen Beleg händisch buchen oder werden Daten aus Ihrem Vorsystem zum Einlesen bereitgestellt?
• Wie nehmen Sie die Vernichtung der Papierbelege vor?

Einfacher, ressourcenorientierter, zeitsparender und GoBD-konform kann es so gehen:

• Erstellen der Rechnung in einem gesonderten Programm
• Rechnung wird automatisch per Email aus dem Programm an Ihre Kunden verschickt
• Automatische Archivierung der Belege im Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Digitale Übergabe der Belege und Buchungssätze an Ihren Steuerberater
• der Steuerberater kann die Daten direkt verarbeiten

Mach Sie es sich noch einfacher und digitalisieren Sie nicht nur ihre Ausgangsrechnungen, sondern ihre komplette Ablage.

Jetzt noch eine Hausaufgabe für Sie: Denken Sie doch einmal darüber nach wie ihre Zahlungen ablaufen. Wie digital ist ihre Buchhaltung da schon?

Update vom 03.10.2022: Fehler behoben und Lesbarkeit verbessert.