Wie wir bereits berichtet haben, werden ab 2025 in Deutschland eRechnungen eingeführt. In den sozialen Medien wird dies im Rahmen von Anzeigen zu Anlass genommen, Panik zu schüren, um hochpreisige Coachings anzubieten. Aus unserer Sicht ist für 2025 nicht viel an Umstellungsaufwand erforderlich. Wir zeigen in diesem Beitrag die erforderlichen Schritte für 2025 auf.
Schrittweise Einführung der eRechnung
Zum 1.1.2025 werden alle Unternehmen verpflichtet digitale Rechnungen anzunehmen. Die Ausstellung von eRechnungen ist demgegenüber erst ab 2027 (bei mehr als 800 T€ Umsatz) bzw. ab 2028 verpflichtend. (Zum Zeitplan verweisen wir einmal auf unserem Beitrag im Steuerblog aus 2023.)
Keine eRechnung? Gefahr des versagten Vorsteuerabzugs!
Sofern Unternehmen, die ab 2027 bzw. 2028 verpflichtet sind eRechnungen zu stellen, dieser Anforderung nicht nachkommen, führt das nach Ansicht des Bundesfinanzministeriums (BMF) zum Wegfall der Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Insofern sollte es in Ihrem eigenen Interesse liegen, dass Ihre Dienstleister und Lieferanten spätestens ab 2027 elektronische Rechnungen an Sie übermitteln.
Rechnungseingang bei eRechnungen
Im ersten Schritt werden somit alle Unternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Während beim ZUGFeRD noch eine lesbare Datei übermittelt wird (PDF-Dokument mit strukturiertem XML-Datensatz im maschinenlesbaren Teil), wird es andere Formate geben, die nicht mehr ohne geeignete Software für das menschliche Auge sichtbar gemacht werden können.
Sollte es zwischen dem lesbaren Teil und den maschinell verarbeitbarem Teil der Rechnungen Abweichungen geben, ist zukünftig der maschinell verarbeitbare Teil der Rechnung entscheidend. Es ist daher zwingend erforderlich, diese Daten einsehen zu können, um Fehler zu vermeiden.
Originalbelege Aufbewahren
In der Vergangenheit sind viele Unternehmer recht sorglos mit elektronisch übermittelten Rechnungen umgegangen. Diese wurden ausgedruckt und in Papierform an die Buchhaltung bzw. Steuerkanzlei übergeben. Eines ist jedoch – wie bisher schon – klar und wird zukünftig deutlich größere Bedeutung bekommen: Der Ausdruck einer PDF-Datei ist kein Original.
Der Prozess der Belegübergabe an die Buchhaltung bzw. den Steuerberater muss folglich angepasst werden:
Digitale Buchführung – die beste Vorbereitung
In einem früheren Blogbeitrag haben wir bereits auf die Vorteile der digitalen Buchführung hingewiesen. Nun kommt noch der Vorteil des einheitlichen Belegflusses dazu. Denn falls Sie nicht Ihre ganze Buchführung digitalisieren könnte es zwei Probleme geben:
Fehlerquelle Papierbuchhaltung
Wie schon oben beschrieben: Der Ausdruck eines PDFs ist kein Original. Zwar hat es in der Vergangenheit eher selten Probleme mit dem Vorsteuerabzug auf Grund dieser Thematik gegeben, wird das ab 2025 gänzlich anders sein. Denn nur noch die strukturierten Daten einer eRechnung gelten als Original. Diese gehen jedoch vollständig verloren, wenn die Daten in Papierform verarbeitet werden. In der Folge würde der Vorsteuerabzug aus einer ausgedruckten eRechnung verloren gehen, sofern diese nicht erneut vom Lieferanten bzw. Dienstleister vorgelegt werden kann.
Fehlerquelle unterschiedliche Arbeitsweise
Wenn einige Belege in Papierform und andere digital weiterverarbeitet werden, müssen zwei unterschiedliche Arbeitsabläufe im Unternehmen und beim Steuerberater umgesetzt werden. Es besteht dann zum Beispiel die Gefahr doppelter Zahlungen oder verlorengegangener Belege. Auch könnte versehentlich eine eRechnung gedruckt und danach vernichtet werden, was – wie eben erwähnt – den Vorsteuerabzug gefährdet.
Der richtige Weg im Zeitalter von eRechnungen: Digitale Buchführung
Die Lösung für die Probleme ist ganz einfach: Vollständige digitale Prozesse im Unternehmen und beim Steuerberater. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Original-Belege direkt digital an den Steuerberater übermittelt werden. Sofern Sie noch Lieferanten haben, die Papierbelege senden, fragen Sie an ob eine Umstellung möglich ist. Und alle Papierbelege scannen Sie direkt vor der ersten Verarbeitung im Unternehmen ein.
Tipp: Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen
Wenn Sie die eingehenden Papierrechnungen nicht mehr in Papierform aufbewahren möchten, empfiehlt es sich eine Verfahrensdokumentation für das „ersetzende Scannen“ zu erstellen. Auch über die Gründe für eine Verfahrensdokumentation haben wir schon im Blog berichtet.
Die nächsten Schritte
Um die nächsten Schritte zur Einführung der digitalen Rechnungen zu planen, empfehlen wir Ihnen die Checkliste der Offensive Mittelstand zur eRechnung.
Digitale Rechnungserstellung – in Ruhe angehen
Falls Sie schon eRechnungen, z.B. als XRechnung an Behörden, stellen, erfüllt Ihre Software schon die grundsätzlichen Voraussetzungen zur Stellung von eRechnungen. Falls Ihr Unternehmen nicht bereits verpflichtet ist, elektronische Rechnungen zu stellen, können Sie das Thema in Ruhe angehen.
Warten Sie noch bis Anfang/ Mitte 2025 ab, bevor Sie das Thema angehen. Bis dahin wird es noch einige Anbieter im Markt der Rechnungsstellung geben. Möglicher Weise wird sogar eine Lösung durch das BMF bereitgestellt, da dies von verschiedenen Stellen gefordert wurde.
Fortsetzung folgt – Einführung digitaler Ausgangsrechnungen
Über das Thema digitale Rechnungsstellung werden wir in 2025 im Blog berichten und Ihnen dann auch eine Lösung unseres Softwarepartners vorstellen.
Update vom 08.11.2024: Video mit Herrn plietsch eingebunden
