Warum Unternehmer ohne Business-Konto auf der Vorsteuer sitzen bleiben
Viele Unternehmen nutzen Amazon als Bezugsquelle für Büromaterial, Technik und sonstigen Geschäftsbedarf. Doch wer als Unternehmer über ein Privatkonto bestellt, riskiert eine teure Steuerfalle: Die auf der Amazon-Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist häufig nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt – selbst wenn die Rechnung im übrigen korrekt scheint.
Das Amazon Problem: Formell falsche Rechnungen trotz Umsatzsteuer
Was auf den ersten Blick wie eine ordentliche Rechnung aussieht, kann sich für den Abzug der Vorsteuer als unbrauchbar erweisen. Wenn Sie Bestellungen über ein privates Amazon-Konto – also ohne aktives Amazon Business-Konto mit hinterlegter Umsatzsteuer-ID – ausführen, erfolgt die Abwicklung oft wie bei einem Privatkunden. Die Folge: Die Rechnung enthält entweder keine korrekte Rechnungsanschrift oder sie wird umsatzsteuerlich fehlerhaft ausgestellt.
Beispiel aus dem Alltag:
Sie als Unternehmer oder Ihr Einkauf bestellt Blöcke, Stifte und einen Monitor für das Büro – alles über das Standard-Konto des Geschäftsführers. Die Rechnung weist zwar 19 % Umsatzsteuer aus. Doch weil Amazon die Bestellung als „privat“ behandelt, wird teilweise Umsatzsteuer ausgewiesen, die bei einer Rechnung an einen Unternehmer nicht ausgewiesen werden würde. So fehlt Ihnen die rechtliche Grundlage für den Vorsteuerabzug. Das Finanzamt erkennt die Rechnung nicht an – die Mehrwertsteuer bleibt als Kostenfaktor in Ihrem Unternehmen.
Häufigste Fehlerquelle – innergemeinschaftliche Lieferung
Gut versteckt ist auf den Amazon-Lieferungen das Ursprungsland der Lieferung. Dies ist abhängig vom verwendeten Amazon-Lager. Wenn die Ware aus einem anderen EU-Staat an Ihr Unternehmen geht, darf – auf Grund der sogenannten innergemeinschaftlichen Lieferung – keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Sie selbst müssen dann den innergemeinschaftlichen Erwerb gegenüber dem Finanzamt erklären und melden so gleichzeitig eine Umsatzsteuer und (sofern ein Vorsteuerabzug besteht) auch die Vorsteuer beim Finanzamt an.
Ohne Business-Konto wird in diesem Fall jedoch eine deutsche Umsatzsteuer mit 19% in der Rechnung ausgewiesen. Oftmals greift hier das sogenannte OSS (One-Stop-Shop-Verfahren) der EU, womit die deutsche Steuer unter einer andere EU-Steuernummer abgeführt wird. Was für Privatpersonen eine Erleichterung sein kann, ist für Sie als Unternehmer jedoch hinderlich, da Ihnen so der Vorsteuerabzug verloren geht.
Warum reicht die ausgewiesene Umsatzsteuer bei Amazon nicht aus?
Im Umsatzsteuerrecht gilt der Grundsatz: Nur wenn eine Rechnung alle gesetzlich geforderten Angaben enthält, ist der Vorsteuerabzug zulässig. Dazu zählen unter anderem:
- vollständige Firmenanschrift des Käufers
- Umsatzsteuer-ID des Käufers (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen)
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- korrekt ausgewiesene Umsatzsteuer
Wenn Amazon den Kunden jedoch als Privatperson einstuft – was ohne Business-Konto regelmäßig der Fall ist – fehlen diese Angaben oder sind fehlerhaft. Und das genügt dem Finanzamt, um den Vorsteuerabzug zu verweigern.
Die Lösung: Amazon Business-Konto aktivieren
Wenn Sie als Unternehmen regelmäßig über Amazon einkaufen, nutzen Sie unbedingt ein Amazon Business-Konto. Nur dort können Sie die richtigen Rechnungsdaten hinterlegen – inklusive Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID). Dadurch werden Bestellungen korrekt als geschäftlich ausgewiesen und die Rechnungen enthalten alle relevanten Pflichtangaben.
Einmal eingerichtet, bietet das Business-Konto weitere Vorteile:
- Sammelrechnungen und Reportingfunktionen
- Zahlung auf Rechnung
- Mehrbenutzerzugang für Teams
- Filter für Verkäufer mit gültiger Rechnungstellung
plietsch!er Tipp
Richten Sie das Amazon Business-Konto nicht erst nach der Bestellung ein. Nur bei aktivem Konto und korrekter Auswahl beim Kauf erkennt Amazon die Bestellung als geschäftlich an. Nachträgliches Umschalten oder Rechnungsanpassung ist meist nicht möglich.
Die Problematik betrifft natürlich bei weitem nicht nur Amazon, dennoch ist gerade hier die Fehlerquelle am größten, da eine klare Trennung zwischen Privat- und Geschäftskunden erfolgt.
Fazit: Nur wer das Amazon System vernünftig nutzt, spart Steuern
Gerade im Tagesgeschäft – etwa beim Einkauf von Büromaterial, IT-Zubehör oder Reinigungsausstattung – geht es oft schnell. Doch wer ohne Amazon Business-Konto bestellt, kann am Ende hundert- oder tausendweise Euro Vorsteuer verlieren. Ein kleiner Schritt in der Konto-Einrichtung kann große steuerliche Wirkung entfalten.
