Im Video zu unserem Blogbeitrag über die Aufnahme neuer Mandanten hatten wir angemerkt, dass wir Mandanten üblicher Weise nicht wegen der Kapazität kündigen. Auch (zu) kleine Umsätze führen bei uns nicht zu einer Mandatskündigung. Die Kündigung von Mandanten hat bei uns eine andere Ursache. In diesem Beitrag möchten wir die TOP 3 der Kündigungsgründe erläutern.
Unsere Transferliste entsteht im Team
In jedem Teammeeting kommt es zur Frage: Gibt es Mandanten von denen wir uns trennen müssen?
Und oft genug finden sich dann Mandanten, die es schaffen das Team so zu frustrieren, dass wir sie auf die Transferliste nehmen. Einige davon erhalten noch eine Erinnerung, wie wir uns die Zusammenarbeit vorstellen und damit auch eine Möglichkeit die Zusammenarbeit wieder aufleben zu lassen. In wenigen Fällen sprechen wir auch direkt eine Kündigung aus.
Oft ist im Team eine deutliche Erleichterung spürbar, wenn wir diesen Schritt gegangen sind. Schließlich sind unkooperative Mandanten der größte Schmerzpunkt bei der Arbeit. Das hat unser Teammeeting im Frühjahr 2024 ergeben. Damit rangieren diese Problemfälle noch vor dem Fristendruck, der ja sonst in der Branche das größte Problem ist.
Platz 1 – Schwierige Zusammenarbeit
Es gibt Mandanten, die rauben einen den letzten Nerv. Das Telefon klingelt und niemand möchte abnehmen.
Der Ankündigungsweltmeister
Schon einmal gehört? „Ich setze mich am Wochenende daran und spätestens am Montag morgen haben Sie alle Unterlagen.“ So oder so ähnlich vertrösten uns die Ankündigungsweltmeister von Woche zu Woche. Leider finden wir darin keinen Trost.
Im Gegenteil: Wir kennen die drohenden Fristen und Zwangsmaßnahmen seitens der Finanzverwaltung. Ganz im Sinne unserer Mandanten möchten wir diese vermeiden und schnellstmöglich die Vorgänge erledigen. Wenn gutes Zureden nicht mehr hilft, bleibt uns letztlich keine andere Möglichkeit, als das Mandant niederzulegen.
Der Beratungsresistente
„Ein Luxus-Sportwagen als Firmenwagen in der Baufirma? Keine gute Idee!“ Und später findet man dann doch einen entsprechenden Buchungsbeleg…
Wozu haben diese Mandanten einen Steuerberater, der ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht, wenn dann die Empfehlungen nicht umgesetzt werden? Wenn sich derartiges Verhalten auffällig häuft, sehen wir oft auch keine andere Lösung, als die Kündigung auszusprechen.
Der Alleinunterhalter
Da möchte man dem Mandanten nur eine kurze Frage stellen und letztlich kommt es zu einem Telefonat von mehr als 20 Minuten. Und das nicht einmal, sondern oft sogar mehrmals in der Woche. Egal womit man gerade beschäftigt ist, die Zeit fehlt später an allen Ecken und Enden.
Das ist zwar grundsätzlich kein Kündigungsgrund, wenn eine Aussicht auf Besserung besteht bzw. die Bereitschaft besteht, die überbordende Beanspruchung unserer Arbeitszeit auch zu honorieren. Wenn beides nicht eintritt, bleibt uns leider auch keine andere Wahl, als das Mandat niederzulegen.
Platz 2 – Abweichende Wertvorstellungen
Unsere Kanzlei hat nicht nur eine Mission, eine Vision, sondern auch Werte. Und diese Werte füllen wir in unserer täglichen Arbeit auch mit Leben. Da Menschen unterschiedliche Wertvorstellungen haben, kann das dann auch dazu führen, dass es in der Zusammenarbeit zu Reibungen kommt.
In vielen Fällen lässt sich das mit einem Gespräch klären. Es gibt aber auch Mandanten, wo es in der Zusammenarbeit immer wieder hakt. Oft ist dann nur eine Trennung hilfreich, damit die Reibungsverluste, die durch die abweichenden Wertvorstellungen entstehen, vermieden werden können.
In solchen Fällen geben wir dem Mandanten genug Zeit, um sich nach einem zu ihm passenden Steuerberater umzusehen.
Platz 3 – Nichtbezahlung unserer Rechnungen
Eigentlich logisch: Dienstleistungen kosten Geld. So ist es auch beim Steuerberater. Wenn wir – ohne vorherige Absprachen zu einer Ratenzahlung – auf offenen Rechnungen sitzenbleiben, sinkt unsere Bereitschaft an der Zusammenarbeit erheblich. Klar, man kann auch mal eine Zahlung vergessen, dann sollte aber spätestens auf die Zahlungserinnerung (vgl. unser Blogbeitrag zum effizienten Mahnwesen) eine Zahlung erfolgen.
Leider kommt es dann gelegentlich vor, dass wir auf unseren Rechnungen sitzen bleiben. Damit stellen wir dann auch mit sofortiger Wirkung unsere Dienstleistung ein.
