Verfahrensdokumentation

Rund um die Verfahrensdokumentation

Was bedeutet Verfahrensdokumentation?

Definition:

In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist die Verfahrensdokumentation wie folgt definiert:

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html

Rechtsgrundlage der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation dient dazu, nachweisen zu können, dass bei der Verarbeitung von digitalen Dokumenten die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Daten sowie Belegen erfüllt sind.

Ziel der Verfahrensdokumentation

Das Ziel der Verfahrensdokumentation ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung und Belegablage. Das Bedeutet: Die Verfahrensdokumentation sollte es einem sachverständigen Dritten – insbesondere einem Betriebsprüfer – in angemessener Zeit ermöglichen, Prozesse und Verfahren nachvollziehen und prüfen zu können.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation machen?

Eine Verfahrensdokumentation wird von der Finanzverwaltung für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gefordert. Bereits seit 1995 wird dies in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung bzw. Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchungssysteme (GoBS)  gefordert, die 2015 durch die GoBD abgelöst wurden. Deshalb sollte jeder Unternehmer, egal ob Konzern, mittelständisches Unternehmen, Handwerksbetrieb oder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation vorhalten.

Welchen Zeitaufwand kann man kalkulieren?

Die Art der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme hat Einfluss auf den Aufwand. Daneben spielt die Organisationsstruktur eine Rolle. Kleine Betriebe kommen mit weniger Aufwand aus. Der Aufwand wird in kleineren (insbesondere handwerklichen) Betrieben auf etwa einen Mann-Tag netto je Mitarbeiter/in geschätzt. Diese Grobrechnung trifft nur zu, wenn alle relevanten Daten verfügbar sind und nicht erst erhoben werden müssen.

Der  Betriebsprüfer – wo schaut er  in der Regel zuerst hin ? 

  • Ausgangsrechnungen:
    Mit welcher Software werden die Rechnungen von wem geschrieben? Wer erhebt wie genau die nötigen Informationen? Hier geht es um die Kalkulation von Stunden- und Materialaufwand und darum, welchen Weg die Rechnung in die Buchhaltung nimmt.
  • Eingangsrechnungen:
    Kommen Rechnungen elektronisch oder per Post an oder beides? Wer kümmert sich darum, überprüft sie und wie gelangen sie in die Buchführung?
  • Zahlungsverkehr:
    Welches Banking-Verfahren wird genutzt und wer hat Zugriff darauf? Gibt es ein Berechtigungskonzept und wenn ja, wie sieht es aus?
  • Belege:
    Wer erfasst sie (Steuerberater oder Betrieb), und wie werden sie bearbeitet und archiviert?
  • Vertragsmanagement:
    Wer darf neue Verträge abschließen, worauf muss geachtet werden?
  • Inventuren:
    Wann macht wer wie eine Inventur?
  • Bargeldverkehr: 
    Die Beschreibung der damit verbundenen Prozesse gehört auf die Liste der Prioritäten. Einnahmen und Ausgaben müssen erfasst werden. Dabei ist das „Wie“ genauso wichtig, wie das „Wer“ und die Kontrolle.

So viel Aufwand nur für einen Betriebsprüfer?

Nein – nicht nur im Falle einer Betriebsprüfung ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD wichtig. Es ist immer vorteilhaft, wenn die Zuständigkeiten und Arbeitsschritte klar definiert sind. So weiß jeder, was er oder sie tun darf oder muss.

Statt Mehraufwand kann die Dokumentation also eine Entlastung, z.B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, bedeuten.

Was muss eine Verfahrensdokumentation nach GoBD beinhalten?

Eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBD kann nicht durch das bloße Übernehmen eines Musters erfolgen. Auch das Motto „OK – ich schreibe einfach alles auf, was hier in meinem Unternehmen so passiert und gut ist,“ ist keine Lösung. Die Verfahrensdokumentation basiert auf standardisierten Methodiken zur einheitlichen Strukturierung.

In welche Teilbereiche gliedert sich eine Verfahrensdokumentation?

Teilbereiche der Verfahrensdokumentation

Allgemeine Beschreibung – was muss erfasst werden? Zweck des Was genau wird geleistet oder produziert? Aufgabenverteilung innerhalb der Organisation Struktur der Abläufe im Unternehmen  Art der Gewinnermittlung Rechtliche Rahmenbedingungen Ort der Datenhaltung Outsourcing Gibt es Bargeldgeschäfte?

Anwenderdokumentation – wie gestaltet sich der Prozess in der täglichen Anwendung?

Hier werden alle Prozesse dargestellt. In diesem Teil der Dokumentation wird auf kritische Bearbeitungsschritte hingewiesen und Kontrollen müssen geschildert werden. Bei der Verfahrensdokumentation geht es darum, diese Wege zu verdeutlichen.

  • Prozessbeschreibung (z.B. Eingangsrechnungsverarbeitung, Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, digitale Postzustellung /Arbeitsanweisungen
  • Schulung / Einweisung
  • Administration

Betriebsdokumentation – wie wird die IT-Sicherheit gewährleistet?

  • Überwachung des Betriebs
  • Datensicherung
  • Change Management
  • welche Verfahren sicherstellen, dass die EDV stabil und sicher funktioniert.
  • Zugriffsrechte und Anweisungen zur Sicherheit des Betriebs.
  • welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn nichts mehr funktioniert. 

Technische Systemdokumentation – mit welchen Systemen wird der Prozess digital umgesetzt?

  • Software
  • Hardware
  • Konfiguration der eingesetzten Lösung
  • Schnittstellen

Internes Kontrollsystem – Wie wird die Sicherung der Prozessqualität umgesetzt?

  • Organisatorische Regelungen und stichprobenartige, zu dokumentierende Kontrollen
  • Rollen von beteiligten Mitarbeitern im zu dokumentierenden Prozess
  • Kompetenzen und Verantwortungsbereiche

Wie sieht eine Verfahrensdokumentation konkret aus?

  • Kann mit Stichworten und Grafiken ausgearbeitet sein.
  • Ablaufdiagramme erleichtern das Verständnis
  • Kein Betriebsprüfer verlangt tolle Texte, keiner möchte zu lange Texte.
  • Die Dokumentation muss übersichtlich und schnell verständlich sein
  • Screenshots für die Anwenderdokumentation sind in Ordnung
  • Bei Unterlagen zur Software und zur Hardware – Verweise auf die Unterlagen der jeweiligen Hersteller. Handbücher und Beschreibungen mit technischen Daten sind eine gute Informationsquelle bzw. die Nutzerhandbücher der Software-Hersteller ebenfalls. Wichtig: Unterlagen müssen griffbereit sein.
DigitaleVerfahrensdokumentation
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