Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung

Was Arbeitgeber steuerlich beachten sollten

Die Weihnachtsfeier gehört für viele Unternehmen fest zum Jahresende. Sie bietet Gelegenheit, gemeinsam auf das vergangene Jahr zurückzublicken, sich bei den Mitarbeitenden zu bedanken und den Teamzusammenhalt zu stärken. Doch neben der Organisation stellt sich für Arbeitgeber auch eine wichtige steuerliche Frage: Wann ist eine Weihnachtsfeier eine steuerbegünstigte Betriebsveranstaltung?

Damit die Kosten einer Weihnachtsfeier steuerlich möglichst unkompliziert behandelt werden können, sollten Arbeitgeber einige Voraussetzungen und Grenzen kennen. Insbesondere der Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer spielt dabei eine zentrale Rolle.

Wann gilt eine Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung?

Eine Betriebsveranstaltung liegt steuerlich grundsätzlich vor, wenn die Veranstaltung auf betrieblicher Ebene stattfindet und einen gesellschaftlichen Charakter hat.

Typische Beispiele sind:

• die Weihnachtsfeier,
• ein Sommer- oder Betriebsfest,
• ein Betriebsausflug,
• eine Jubiläumsfeier des Unternehmens.

Entscheidend ist, dass die Veranstaltung einen Bezug zum Betrieb hat und grundsätzlich der Pflege des Betriebsklimas und dem Zusammenkommen der Beschäftigten dient.

Wichtig: Die Weihnachtsfeier muss grundsätzlich allen offenstehen

Eine weitere wichtige Voraussetzung betrifft den Teilnehmerkreis. Die Veranstaltung muss grundsätzlich allen Arbeitnehmern des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen. Eine Weihnachtsfeier, zu der beispielsweise ausschließlich die Geschäftsführung oder nur bestimmte Führungskräfte eingeladen werden, erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht.

Das bedeutet allerdings nicht, dass zwingend jeder einzelne Mitarbeiter tatsächlich teilnehmen muss. Entscheidend ist vielmehr, dass die Veranstaltung dem vorgesehenen Teilnehmerkreis grundsätzlich offensteht.

110 Euro Freibetrag pro Arbeitnehmer

Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr kann ein Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung berücksichtigt werden.

Bleiben die auf den Arbeitnehmer entfallenden Kosten innerhalb dieses Freibetrags, kann die Zuwendung grundsätzlich steuerfrei bleiben.

Wichtig: Es handelt sich um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze.

Das bedeutet: Überschreiten die Kosten beispielsweise 110 Euro pro Arbeitnehmer, wird nicht automatisch der gesamte Betrag steuerpflichtig. Steuerpflichtig ist grundsätzlich nur der Teil, der den Freibetrag übersteigt.

Beispiel:

Die Kosten der Weihnachtsfeier betragen umgerechnet 135 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer.

• Gesamtkosten je Arbeitnehmer: 135 Euro
• Freibetrag: 110 Euro
• steuerpflichtiger Anteil: 25 Euro

Für den übersteigenden Betrag kann der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen die Lohnsteuer mit 25 Prozent pauschalieren.

Welche Kosten zählen bei der 110-Euro-Grenze?

Bei der Ermittlung der Kosten kommt es nicht nur auf das Essen und die Getränke an. Grundsätzlich können verschiedene Aufwendungen des Arbeitgebers berücksichtigt werden, die im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung entstehen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Speisen und Getränke,
• Raummiete,
• musikalische Unterhaltung,
• Künstler oder sonstiges Rahmenprogramm,
• Kosten für die Organisation,
• Eintrittskosten,
• Fahrt- oder Transportkosten im Zusammenhang mit der Veranstaltung.

Für die Berechnung werden die entsprechenden Aufwendungen grundsätzlich auf die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer und gegebenenfalls deren Begleitpersonen verteilt.

Wichtig: Eigene Personalkosten des Arbeitgebers, die beispielsweise durch den Einsatz eigener Mitarbeiter entstehen, bleiben bei dieser Berechnung grundsätzlich unberücksichtigt.

Was passiert, wenn die 110 Euro überschritten werden?

Wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu berücksichtigen. Für diesen steuerpflichtigen Anteil besteht jedoch die Möglichkeit, die Lohnsteuer unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit 25 Prozent zu pauschalieren (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG ↗) .

Das kann für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine praktische Lösung sein, sollte aber bereits bei der Abrechnung der Veranstaltung berücksichtigt werden. Nur dann, wenn eine zeitnahe Pauschalierung erfolgt, kann der Sachbezug auch in der Sozialversicherung befreit sein.

Was gilt für Ehepartner und andere Begleitpersonen?

Auch Begleitpersonen können bei einer Betriebsveranstaltung steuerlich relevant sein. Ihre Kosten werden bei der Ermittlung des Pro-Kopf-Betrags berücksichtigt.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Wer zur Weihnachtsfeier ausdrücklich auch Partnerinnen, Partner oder andere Begleitpersonen einlädt, sollte dies bei der Kostenplanung berücksichtigen.

Eine sorgfältige Dokumentation der tatsächlich teilnehmenden Personen ist deshalb besonders wichtig.

Nicht jede Firmenfeier ist eine steuerbegünstigte Betriebsveranstaltung

Nicht jede Veranstaltung, die vom Arbeitgeber bezahlt wird, erfüllt automatisch die Voraussetzungen einer Betriebsveranstaltung. Ein Beispiel sind sogenannte Incentive-Veranstaltungen, die nur einem ausgewählten Kreis von Arbeitnehmern als besondere Belohnung für bestimmte Leistungen angeboten werden.

Eine Veranstaltung, die beispielsweise ausschließlich für die erfolgreichsten Vertriebsmitarbeiter organisiert wird, kann steuerlich anders zu beurteilen sein als eine Weihnachtsfeier, die grundsätzlich allen Beschäftigten offensteht. Arbeitgeber sollten deshalb bereits bei der Planung prüfen, welchen Charakter die Veranstaltung tatsächlich hat.

Dokumentation nicht vergessen

Damit die steuerliche Behandlung einer Betriebsveranstaltung nachvollziehbar bleibt, sollten Arbeitgeber die wichtigsten Informationen sorgfältig dokumentieren.

Dazu gehören insbesondere:

• Anlass und Art der Veranstaltung,
• Datum und Veranstaltungsort,
• eingeladener Teilnehmerkreis,
• Zahl der tatsächlich teilnehmenden Personen,
• Kosten der Veranstaltung,
• gegebenenfalls Kosten für Begleitpersonen,
• Aufteilung der einzelnen Aufwendungen.

Eine gute Dokumentation erleichtert nicht nur die korrekte Lohnabrechnung, sondern hilft auch dabei, die steuerliche Behandlung gegenüber dem Finanzamt und der Sozialversicherung nachvollziehbar zu machen.

Weihnachtsfeier richtig planen: Darauf sollten Arbeitgeber achten

Wer eine Weihnachtsfeier plant, sollte die steuerlichen Aspekte nicht erst nach der Veranstaltung prüfen. Bereits bei der Organisation lassen sich viele Fragen klären.

Unsere Checkliste für Arbeitgeber:

1. Ist die Veranstaltung betrieblich veranlasst?
2. Steht die Veranstaltung grundsätzlich allen Arbeitnehmern des Betriebs oder eines Betriebsteils offen?
3. Wie viele Betriebsveranstaltungen gab es im laufenden Kalenderjahr bereits?
4. Welche Kosten entstehen insgesamt?
5. Wie viele Arbeitnehmer nehmen tatsächlich teil?
6. Sind Begleitpersonen eingeladen?
7. Bleibt der auf den Arbeitnehmer entfallende Betrag innerhalb des Freibetrags von 110 Euro?
8. Muss ein übersteigender Betrag lohnsteuerlich berücksichtigt und gegebenenfalls pauschal versteuert werden?
9. Sind Anlass, Teilnehmer und Kosten ausreichend dokumentiert?

Fazit: Weihnachtsfeier und Steuern frühzeitig berücksichtigen

Eine Weihnachtsfeier kann für Arbeitgeber und Mitarbeiter eine schöne Möglichkeit sein, gemeinsam das Jahr ausklingen zu lassen. Damit die Veranstaltung auch steuerlich möglichst unkompliziert bleibt, sollten Arbeitgeber die Voraussetzungen für eine Betriebsveranstaltung und insbesondere den 110-Euro-Freibetrag im Blick behalten.

Unser Tipp: Prüfen Sie die steuerlichen Rahmenbedingungen bereits vor der Planung Ihrer Weihnachtsfeier. So lassen sich spätere Überraschungen bei der Lohnabrechnung vermeiden.

Sie haben Fragen zur steuerlichen Behandlung Ihrer Weihnachtsfeier oder einer anderen Betriebsveranstaltung? Sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie bei der steuerlichen Einordnung und der korrekten Abrechnung.