Welche Möglichkeiten haben Sie als Arbeitgeber, um Ihren Mitarbeiter steueroptimiert etwas zukommen zu lassen? In unserer 4-teiligen Reihe zur Nettolohnoptimierung zeigen wir Ihnen heute Möglichkeiten für steuerfreie Bezüge.
Steuerfreie Bezüge können verschiedene Formen annehmen. Es sind Einnahmen, die nicht der Einkommenssteuer unterliegen und dadurch für Arbeitnehmer*innen und Unternehmen erhebliche finanzielle Vorteile bieten können. In diesem Beitrag beleuchten wir verschiedene steuerfreie Bezüge genauer:
Inflationsausgleichsprämie
Die Inflationsausgleichsprämie, im folgenden IAP genannt, ist eine freiwillige Leistung vom Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer. Diese Zahlung wurde auf Grund der hohen Inflationsrate und den damit gestiegenen Lebensführungskosten im Zusammenhang mit dem russischen Angriffskrieg auf die Ukraine eingeführt und wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt. (siehe auch unser Beitrag „Inflationsausgleichsprämie“)
Mit der IAP wurde den Arbeitgebern die Möglichkeit gegeben Arbeitnehmer*innen einen Betrag von bis zu 3.000 € Steuer- und Beitragsfrei auszahlen zu können (§3 Nr. 11c EStG ↗). Diese Zahlung wurde bis zum 31.12.2024 befristet und ist in verschiedenen Auszahlungsmodellen möglich. Der Arbeitgeber kann den o.g. Betrag in einer Summe oder in mehreren Bruchteilen auszahlen. Damit kann der Arbeitgeber selbstständig entscheiden, in welcher Höhe und über welche Zeiträume diese Prämie geleistet werden soll. Zu beachten ist hierbei, dass der Höchstbetrag von 3.000 € nicht für das jeweilige Jahr gilt, sondern als Gesamthöchstbetrag.
steuerfreie Sachbezüge
Die Sachbezugsgrenze wurde zum 01.01.2022 von 44 € auf 50 € angehoben. Somit besteht die Möglichkeit als Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern monatlich einen Sachbezug von bis zu 50 € steuer- und beitragsfrei zukommen zu lassen (§8 Abs. 2 Satz 1 EStG ↗). Damit die Freigrenze zum Tragen kommt, dürfen nur Sachleistungen an den Arbeitnehmer übergeben werden (§8 Abs. 2 Satz 2 EStG ↗). Am beliebtesten sind Gutscheine wie z.B. Tankgutscheine oder Einkaufsgutscheine.
Aber Achtung beim Kauf von Gutscheinen auf Handelsplattformen wie z.B. Amazon. Hier besteht die Problematik, dass die Produkt- und Händlervielzahl so umfangreich ist, dass der Gutschein ggf. nicht mehr als Sachbezug einzuordnen ist. In der Folge wäre der Betrag dann als Barlohn steuer- und beitragspflichtig. Zur Einordnung von Gutscheinen sind die Kriterien des §2 Abs. 1 Nr.10 Zahlungsdienstaufsichtsgesetz (ZAG) ↗ zu beachten.
Aufmerksamkeiten bei Anlässen
Zu bestimmten Anlässen des Arbeitnehmers, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit eine sogenannte Aufmerksamkeit als Sachzuwendung dem jeweiligen Arbeitnehmer zukommen zu lassen. Hierbei gilt eine Steuerfreigrenze von 60 € pro Anlass. Der Anlass muss ein besonderes persönliches Ereignis darstellen und vom Arbeitnehmer selbst oder eines im selben Haushalt lebenden Angehörigen stammen.
Als besonderes persönliches Ereignis aus dem privaten Bereich stellen z.B. Geburtstage, Hochzeiten (auch silberne und goldene Hochzeit), Konfirmation/ Kommunion oder die Taufe des Kindes dar. Auch aus dem betrieblichen Bereich gibt es Anlässe, die für Aufmerksamkeiten innerhalb dieser Freigrenze genutzt werden können. Diese Anlässe sind z.B. die Begrüßung eines neuen Kollegen, ein Amts- oder Funktionswechsel, ein rundes Arbeitsjubiläum oder auch für die Verabschiedung.
Verpflegungsmehraufwendungen als steuerfreie Bezüge
Sind Arbeitnehmer außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte beschäftigt, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Verpflegungsmehraufwand auszahlen. Ist der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden auswärts tätig, kann ein pauschaler Betrag von 14 € und bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit ein Betrag von 28 € steuerfrei pro Tag angesetzt werden (§9 Abs. (4a) Satz 3 Nr.1+3 EStG ↗). Hierbei ist zu prüfen, wann die Zeit der Abwesenheit beginnt:
1. Bereits beim Verlassen der privaten Haustür des Arbeitnehmers oder
2. nachdem das Büro in Richtung Auswärtstätigkeit verlassen wird.
Erstreckt sich die Auswärtstätigkeit über mehrere Tage, so kann für den An- und Abreisetag eine Pauschale von 14 € gezahlt werden (§9 Abs. (4a) Satz 3 Nr. 2 EStG ↗). Für alle dazwischen liegenden Tage mit Übernachtung kann eine pauschale von 28 € gezahlt werden.
Hierbei gilt es zu beachten, dass bei gestellter Verpflegung folgende Pauschalsätze nach §9 Abs. (4a) ↗ Satz 8 abzuziehen sind:
Frühstück=20% – 5,60€
Mittagessen=40% – 11,20€
Abendessen=40% – 11,20€
Wichtig: Die Verpflegungsmehraufwendungen sind nur für einen Zeitraum von drei Monaten für dieselbe Auswärtstätigkeit steuerfrei. Ab dem Tag an dem die drei Monate überschritten werden, dürfen keine Verpflegungspauschbeträge mehr angesetzt werden. Um hier wieder die Pauschale steuerfrei auszahlen zu können ist eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen notwendig.
Kilometergeld für Dienstfahrten mit privatem Fahrzeug:
Nutzt ein Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug, um dienstlich z.B. von einem Kunden zum nächsten zu fahren, dann kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer 0,30 € steuer- und beitragsfrei erstatten. (Zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte schauen Sie bitte in unseren Beitrag „Pauschal versteuerte Bezüge“).
Das JobTicket als steuerfreier Bezug
Legt der Arbeitnehmer seinen Arbeitsweg mit dem Öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) zurück, besteht die Möglichkeit einen Zuschuss durch den Arbeitgeber zu erhalten (§3 Nr. 15 EStG ↗). Dieser Zuschuss ist steuerfrei sofern dieser zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlt wird. Private Fahrten mit dem JobTicket sind ebenfalls mitbegünstigt. Eine Freigrenze wurde hier nicht festgesetzt, jedoch sollte der Zuschuss nicht höher ausfallen als die Kosten für das Ticket. Es besteht auch die Möglichkeit vom Arbeitgeber ein JobTicket kostenfrei überlassen zu bekommen. Auch in diesem Fall ist das Ticket steuerfrei. Diese Grundsätze gelten auch für das Deutschlandticket. (Sollte eine Gehaltsumwandlung vereinbart werden, bitte unter dem Beitrag „Pauschal versteuerte Bezüge“ schauen).
KiTa- Zuschüsse
Hat ein Arbeitnehmer Kinder und diese werden zur Betreuung in eine Kindertagesstätte gebracht, besteht die Möglichkeit hier einen steuerfreien Zuschuss vom Arbeitgeber zu erhalten (§3 Nr. 33 EStG ↗). Voraussetzung ist, dass Kosten für den KiTa-Platz anfallen, es darüber eine zeitlich befristete Bescheinigung gibt und der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird. Ein Zuschuss für schulpflichtige Kinder kann nicht steuerfrei gezahlt werden.
Der Zuschuss gilt pro Kind und darf die jeweils anfallenden KiTa-Platz Kosten nicht übersteigen. Die Kosten für den KiTa-Platz müssen jährlich neu beim Arbeitgeber mit einer Bescheinigung nachgewiesen werden.
Betriebsveranstaltungen
Für den Arbeitgeber sind Betriebsveranstaltungen mit einem Gesamtaufwand von max. 110 € pro Arbeitnehmer steuerfrei (§19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG ↗). Dieser Freibetrag kann für max. zwei Veranstaltungen im Jahr ausgeschöpft werden. Sollten in einem Jahr mehr als zwei Veranstaltungen stattfinden, kann sich der Arbeitgeber aussuchen für welche zwei Veranstaltungen der Freibetrag genutzt werden soll und welche pauschal versteuert wird. Ein nicht ausgeschöpfter Freibetrag kann nicht auf weitere Veranstaltungen oder ins nächste Jahr übertragen werden.
Steuerfreie Bezüge durch Fahrrad-Überlassung
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit seinen Arbeitnehmern ein Fahrrad, das nicht als Kraftfahrzeug gilt, zu überlassen. Die Steuerfreiheit ist gegeben, wenn der Arbeitgeber das Fahrrad seinen Arbeitnehmern zusätzlich zum Arbeitslohn unentgeltlich überlässt (§3 Nr. 37 EStG ↗). (Sollte das JobRad mit einer Entgeltumwandlung überlassen werden, schauen Sie bitte in den Beitrag „Pauschal Versteuerte Bezüge“).
Belegschaftsrabatte als steuerfreie Bezüge
Überlässt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eigene Waren oder Dienstleistungen, mit denen er Handel treibt, können diese bis zu einem Betrag von 1.080 € im Jahr pro Arbeitnehmer steuer- und beitragsfrei überlassen werden (§8 Abs. 3 EStG ↗). Erhält der Arbeitnehmer auf Waren einen Rabatt der die 1.080 € Freibetrag übersteigt, muss ein geldwerter Vorteil ermittelt und in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass es sich tatsächlich um eigene Waren und Dienstleistungen handelt, die im gleichen Umfang auch an Dritte geliefert oder erbracht werden.
Berufsbekleidung steuerfrei gewähren
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern typische Berufskleidung unentgeltlich zur Verfügung stellen. Je nach Branche und Tätigkeit muss diese Kleidung folgende Voraussetzungen erfüllen, damit diese nicht als Arbeitslohn anzusehen ist:
- Arbeitsschutzkleidung (z.B. Blaumann, Sicherheitsschuhe)
- Dauerhaft gekennzeichnete Kleidung (z.B. mit Logo und Firmennamen)
- Uniformartige oder als solche zu identifizierende Bekleidung
Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale als steuerfreier Bezug
Die Übungsleiterpauschale ist eine Aufwandsentschädigung für nebenberuflich ausgeübte Tätigkeiten als Ausbilder, Übungsleiter oder für andere begünstigte Tätigkeiten im öffentlichen und gemeinnützigen Bereich. Weitere Nebentätigkeiten in gemeinnützigen Organisationen, die nicht durch die Übungsleiterpauschale begünstigt sind, können von einer Ehrenamtspauschale profitieren. Die Steuer- und Sozialversicherungsfreigrenze der Übungsleiterpauschale liegt bei 3.000 € und für die Ehrenamtspauschale bei 840 € pro Jahr.
Betriebliche Gesundheitsförderung
Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung kann der Arbeitgeber zur Erhaltung, Wiederherstellung oder Verbesserung der Gesundheit des Arbeitnehmers, einen Zuschuss bis zu einem Freibetrag von 600 € jährlich steuer- und beitragsfrei auszahlen.
Hierbei muss darauf geachtet werden, dass nur spezielle Angebote zur Gesundheitsförderung nach dem „Leitfaden Prävention“ (§20 und 20b SGB V ↗) erfasst sind. Hierzu zählen z.B. spezielle Rückenkurse oder Yogakurse.
Das Fitnessstudio ist eher kein steuerfreier Bezug
Da in den meisten Fitnessstudios einzelne Kurse nicht gesondert in Rechnung gestellt werden, sind die monatlichen Beiträge insgesamt nicht steuerfrei, wenn die Sachbezugsgrenze von 50 € pro Monat vom Arbeitnehmer, z.B. durch einen Tank- oder Einkaufsgutschein, bereits ausgeschöpft ist.
Sollte der Arbeitgeber einen Fitnessraum oder eine Betriebssportanlage bereitstellen, gilt etwas anderes. Da hier das betriebliche Interesse des Arbeitgebers überwiegt, kann dieser Bezug steuer- und beitragsfrei behandelt werden.
Umsatzsteuerlich muss darauf geachtet werden, ob der Arbeitnehmer einen Eigenanteil zum Monatsbeitrag leistet oder dieser vom Arbeitgeber komplett übernommen wird. Sprechen Sie uns hierzu bitte an.
Update vom 08.12.2023: Kleinere Korrekturen
