Teilnahme der Mitarbeiter am Firmenlauf: So werden Startgeld, Laufshirt & Co. steuerlich behandelt
Viele Unternehmen nehmen gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden an Firmenläufen teil. Gleichzeitig stellt sich für Sie als Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie sie die übernommenen Arbeitgeberleistungen beim Firmenlauf steuerlich behandeln müssen. Dazu gehören insbesondere Startgebühren, Firmenlaufshirts, Verpflegung oder gemeinsame Rahmenveranstaltungen.
Damit Ihr Unternehmen spätere Feststellungen bei Lohnsteueraußenprüfungen oder Sozialversicherungsprüfungen vermeiden kann, sollten Sie die lohnsteuerlichen Folgen frühzeitig beachten. Denn je nach Gestaltung ergeben sich unterschiedliche steuerliche Konsequenzen für die Arbeitgeberleistungen beim Firmenlauf.
Warum Firmenläufe für Arbeitgeber attraktiv sind
Firmenläufe gehören inzwischen in vielen Städten fest zum Veranstaltungskalender. Dabei steht meistens nicht die sportliche Höchstleistung im Mittelpunkt. Stattdessen fördern Firmenläufe vor allem den Teamgeist, die Motivation und das Betriebsklima im eigenen Unternehmen.
Außerdem profitieren Sie als Arbeitgeber zusätzlich von einem positiven Außenauftritt. Viele Unternehmen statten ihre Mitarbeitenden deshalb mit gebrandeten Laufshirts aus. Dadurch stärken Sie nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern erhöhen gleichzeitig ihre Sichtbarkeit.
So nutzen viele Arbeitgeber den Firmenlauf für:
- Mitarbeiterbindung
- Gesundheitsförderung
- Employer Branding
- Networking
- Stärkung der Unternehmenskultur
Zusätzlich verbinden viele Unternehmen den Lauf mit einem gemeinsamen Essen oder einer internen Teamveranstaltung.
Wann Arbeitgeberleistungen beim keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn auslösen
Zunächst müssen Sie als Arbeitgeber prüfen, ob die übernommenen Kosten im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse liegen. Dafür sprechen beim Firmenlauf mehrere Argumente:
- Ihr Unternehmen präsentiert sich öffentlich.
- Einheitliche Laufshirts fördern den Werbeeffekt.
- Die Veranstaltung stärkt den Zusammenhalt im Team.
- Der Firmenlauf unterstützt die Unternehmenskultur.
Erkennt das Finanzamt dieses eigenbetriebliche Interesse an, entsteht regelmäßig kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dann können Sie als Arbeitgeber insbesondere folgende Kosten steuerfrei übernehmen:
- Startgebühren
- Firmenlaufshirts
- Getränke
- Snacks
- Obst oder Müsliriegel entlang der Strecke
Vor allem gebrandete Laufshirts besitzen häufig keinen relevanten privaten Nutzen. Stattdessen steht meistens der Werbeeffekt für das Unternehmen im Vordergrund.
Wenn das Finanzamt das eigenbetriebliche Interesse ablehnt
Allerdings vertreten Finanzämter in der Praxis nicht immer dieselbe Auffassung. Daher müssen Sie in der Lage sein das betriebliche Interesse für die Teilnahme am Firmenlauf ausreichend zu begründen. Nur dann wird das Finanzamt die Arbeitgeberleistungen beim Firmenlauf als Betriebsausgabe anerkennen.
Insbesondere die finanzielle Unterstützung betriebsfremder Personen (Angehörige von Unternehmer oder Mitarbeitenden), steht einem betrieblichen Interesse entgegen. Auch wenn der Firmenlauf nicht Außenwirksam verwendet wird, könnte die betriebliche Veranlassung fraglich sein. Achten Sie also auf die Nutzung im Unternehmensblog, auf Social Media oder an anderer werbewirksamer Stelle.
Notfalls sollten Sie als Arbeitgeber alternative steuerliche Möglichkeiten kennen, die wir im Folgenden vorstellen.
Sachbezugsfreigrenze: Das müssen Arbeitgeber beachten
Sollen weitere Kosten – neben den oben genannten – übernommen werden, kann unter bestimmten Voraussetzungen die monatliche Sachbezugsfreigrenze genutzt werden.
Dabei gilt jedoch eine wichtige Voraussetzung: Der Arbeitgeber muss die Teilnahme direkt als Sachzuwendung gewähren. Problematisch wird es dagegen, wenn Mitarbeitende die Kosten zunächst selbst bezahlen und der Arbeitgeber diese später erstattet. Denn dann liegt regelmäßig steuerpflichtiger Barlohn vor.
Firmenlauf als Betriebsveranstaltung nutzen
In vielen Fällen bietet die Einordnung als Betriebsveranstaltung die praktikabelste Lösung. Denn Firmenläufe besitzen häufig einen gesellschaftlichen Charakter und fördern gleichzeitig das Betriebsklima. Deshalb können Arbeitgeber die Kosten unter Einhaltung der Voraussetzungen für Betriebsveranstaltungen steuerbegünstigt behandeln.
Voraussetzung dafür ist allerdings, dass grundsätzlich alle Mitarbeitenden oder zumindest eine organisatorische Einheit teilnehmen dürfen. Dann gelten folgende Vorteile:
- Bis zu 110 EUR pro teilnehmender Person bleiben steuerfrei.
- Darüber hinaus können Arbeitgeber höhere Beträge pauschal versteuern.
- Zudem bleibt die Zuwendung bei rechtzeitiger Pauschalierung regelmäßig sozialversicherungsfrei.
Gesundheitsförderung greift beim Firmenlauf meist nicht
Der Freibetrag für betriebliche Gesundheitsförderung hilft Ihnen beim Firmenlauf meistens nicht weiter.
Der Grund: Firmenläufe besitzen regelmäßig einen Wettbewerbscharakter. Deshalb erkennen Finanzverwaltung und Rechtsprechung solche Veranstaltungen normalerweise nicht als begünstigte Gesundheitsmaßnahme an.
Unfallversicherung besteht nicht automatisch
Außerdem sollten Sie als Arbeitgeber beachten, dass beim Firmenlauf nicht automatisch gesetzlicher Unfallversicherungsschutz besteht.
Gerichte sehen Firmenläufe häufig nicht als klassischen Betriebssport an. Das gilt insbesondere dann, wenn der Wettkampfcharakter im Vordergrund steht oder die Veranstaltung nicht regelmäßig innerhalb des Unternehmens organisiert wird.
Fazit für Sie als Arbeitgeber
Firmenläufe stärken den Teamgeist und verbessern gleichzeitig die Außenwirkung des Unternehmens. Außerdem fördern sie die Mitarbeiterbindung und unterstützen eine moderne Unternehmenskultur.
Steuerlich kommt es jedoch entscheidend auf die konkrete Gestaltung an. Deshalb sollten Arbeitgeber frühzeitig prüfen, ob:
- ein eigenbetriebliches Interesse vorliegt,
- die Sachbezugsfreigrenze genutzt werden kann oder
- eine Betriebsveranstaltung anzunehmen ist.
